¿Qué es el formulario W-4?
El propósito del formulario W-4, cuyo título oficial es “Certificado de Retenciones del Empleado” (Employee’s Withholding Certificate), es permitirte informar a tu empleador cuánto impuesto debe retener de cada cheque de pago. El empleado llena el W-4. El empleador usa el W-4 para calcular ciertos impuestos sobre la nómina y remite esos impuestos al IRS y al estado en nombre del empleado.
Por qué debes llenar un W-4
El impuesto sobre la renta se paga a medida que se gana — es decir, en cuanto recibes tu pago, el IRS quiere su parte. Por eso existe el formulario W-4: es un documento que le indica a tu empleador cuánto debe retener de cada cheque. Tu empleador envía esa cantidad al IRS por ti, y al final del año te entregará un formulario W-2 que muestra (entre otras cosas) cuánto se retuvo a tu nombre durante ese año.
¿Estás reteniendo suficientes impuestos de tu salario?
Revisa si deberías ajustar tus retenciones del W-4 en el trabajo.
Primero, analicemos cuánto ya estás pagando a través de las retenciones de impuestos en tu salario:
• ¿Cuánto impuesto sobre la renta estatal y federal se retuvo de tu último cheque de pago? (Solo ese período, no el acumulado del año.)
• ¿Cuánto impuesto sobre la renta estatal y federal se ha retenido hasta ahora? (requerido) Ingresa el total retenido hasta la fecha de todas tus fuentes de ingreso. Esta información debe aparecer en la sección “año hasta la fecha” (year-to-date) de tu talón de pago más reciente.
¿No entiendes bien cómo funcionan las retenciones? Aquí tienes una explicación.
• ¿Cuántos cheques de pago más recibirás entre ahora y el 31 de diciembre? (requerido) Esto ayuda a calcular cuánto más se retendrá durante el resto del año.
Cómo llenar un formulario W-4
Probablemente llenarás un W-4 al comenzar un nuevo trabajo, pero puedes cambiarlo en cualquier momento. Solo descárgalo del sitio web del IRS (www.IRS.gov/W4), complétalo y entrégaselo a tu equipo de recursos humanos o de nómina. La parte sencilla consiste en proporcionar tu nombre, dirección, estado civil y otra información básica. El formulario W-4 también incluye unas hojas de trabajo para ayudarte a calcular tus retenciones, pero aquí tienes una guía útil en cinco pasos:
1. La versión 2020 del formulario W-4 ya no pide que elijas un número de asignaciones. En cambio, proporcionas estimaciones en dólares que el sistema de nómina utilizará.
2. Si eres soltero y tienes múltiples trabajos o estás casado, presentas declaración conjunta y ambos trabajan, ten en cuenta lo siguiente:
• Generalmente debes tener un W-4 archivado para cada trabajo.
• Para el trabajo con mayor salario, llena los pasos 2 a 4(b) del W-4. Deja esos pasos en blanco en los W-4 de los otros trabajos.
• Si estás casado y ambos ganan aproximadamente lo mismo, pueden marcar una casilla indicando esa situación. El detalle: ambos cónyuges deben hacerlo en cada uno de sus W-4.
3. Si estás exento de retenciones, escribe “exempt” en el espacio debajo del paso 4(c). Aun así debes completar los pasos 1 y 5. También deberás presentar un nuevo W-4 cada año si deseas seguir reclamando la exención de retención.
4. En el formulario W-4 del 2020, puedes seleccionar el estado civil de “Cabeza de familia” (Head of Household). Esa opción no existía en el W-4 del 2019. Si presentas como cabeza de familia, considera llenar el W-4 del 2020 para que la cantidad de impuestos retenidos refleje mejor tu responsabilidad tributaria real.
5. Si no quieres que tu empleador sepa que tienes un segundo trabajo o que recibes ingresos de otras fuentes, tienes algunas opciones:
• En la línea 4(c), indica a tu empleador que retenga una cantidad adicional de impuestos de tu cheque.
• No incluyas el ingreso adicional en tu W-4. En lugar de eso, envía pagos estimados trimestrales directamente al IRS.2020 Form W-4
The best way to fill out your Form W-4
Here’s the general strategy:
If you got a huge tax bill in April and don’t want another, you can use Form W-4 to increase your withholding. That’ll help you owe less (or nothing) next April.
If you got a huge refund last year, you’re giving the government a free loan and could be needlessly living on less of your paycheck all year. Consider using Form W-4 to reduce your withholding.
Is there a new W-4 form in 2020?
Yes. The IRS has a new W-4 form for the 2020 tax year. But good news: you do not have to fill out the new W-4 form if you already have one on file with your employer, nor do you have to fill out a new W-4 every year.
If you change jobs in 2020 or want to adjust your withholdings at your existing job, though, you’ll likely need to fill out the new W-4. Either way, it’s a great excuse to review your withholdings.
More tips for optimizing your W-4 form and your paycheck
1. Are you exempt from withholding?
Being exempt means your employer won’t withhold federal income tax from your pay. (Social Security and Medicare taxes will still come out of your check, though.) Generally, the only way you can be exempt from withholding is if two things are true:
You got a refund of all your federal income tax withheld last year because you had no tax liability, and
You expect the same thing to happen this year.
2. Be strategic.
The exact amount your employer withholds depends on how much you earn and what you put on Form W-4. Five main things go into the mix:
Whether you’re single, married or filing head of household.
How many jobs you have.
How many dependents you claim.
How much you think you’ll claim in tax deductions for the year.
Whether you want any extra money withheld.
Need more help? There are worksheets in Form W-4 to help you estimate certain tax deductions you might have coming. The IRS’ W-4 calculator can also help.
3. Get comfortable fiddling with your withholdings.
Tinkering is OK. You’re allowed to give your employer a new W-4 at any time. That means you can fill out a W-4, give it to your employer and then check your next paycheck to see how much money was withheld. Then you can start estimating how much you’ll have taken out of your paychecks for the full year. If it doesn’t seem like it’ll be enough to cover your whole tax bill, or if it seems like it’ll end up being way too much, you can submit another W-4 and adjust.
If you want an extra set amount withheld from each paycheck to cover taxes on freelance income or other income, you can enter it on lines 4(a) and 4(c) of Form W-4.
4. File a new W-4 form when life changes.
You can change your W-4 at any time, but if any of these things happen to you during the year you might especially want to update your W-4 so your withholdings reflect your tax life:
You get married or divorced.
You have a kid.
You buy a house.
You take a pay cut or get a big raise.
You work only part of the year.
You have a lot of dividend income.
You or your spouse freelance on the side.
W-4 Calculator
Click the button below to calculate your withholdings through the IRS.
What is the difference between a W-4 and a W-2?
Don’t confuse a W-4 with a W-2. IRS Form W-2, formally called the “Wage and Tax Statement,” details how much an employer paid you and how much withholding tax was deducted from your pay during the tax year. Freelancers or contract workers typically get a 1099 from their clients, not W-2s. Employers must send employees a W-2 by the end of January each year.